Derecho de fideicomisos/Nivel VIII · Fideicomisos del mundo/8.3 Gestión de un fideicomiso/Lección 3

Cuentas y registros

Lo que conservan los fiduciarios estadounidenses, cómo funciona la contabilidad del capital y de los ingresos según las leyes uniformes, incluida la facultad de ajustar y la conversión a fideicomiso unitario, y cómo los informes y los plazos afectan los registros.

Esto es educación, no asesoramiento legal. El derecho de fideicomisos varía de país a país y de estado a estado, y la estructura adecuada depende de tu situación. Todo lo que firmes debe ser redactado o revisado por un abogado cualificado en el lugar donde resides.

La vía ligera

La ruta más barata, con menos impuestos, más sencilla y más privada que permite la ley, de mejor a peor. Cada paso indica la norma en que se apoya y la condición que la mantiene dentro de la ley.

Elabore registros a partir de lo que ya llega: los extractos bancarios y de corredores, las facturas y una nota fechada de cada decisión cumplen la obligación del UTC §810 sin necesidad de software de pago. Ojo: los bienes del fideicomiso deben mantenerse separados de los propios del fiduciario y, en la medida de lo posible, a nombre del fideicomiso.
Envíe un informe que revele adecuadamente las posibles reclamaciones e indique el plazo para demandar: dichas reclamaciones caducan entonces al año (UTC §1005), no cinco años después de que el fiduciario se retire o termine el fideicomiso. Ojo: los estados varían; el plazo largo de Maine es de seis años.
Los beneficiarios pueden renunciar a los informes del fiduciario (Maine 18-B §813(4)), lo que reduce a la mitad el costo de la información anual en fideicomisos familiares pequeños. Ojo: una renuncia puede revocarse para informes futuros, y sin informes el plazo de un año para las reclamaciones nunca comienza a correr.
Reequilibre los ingresos y el remanente sin acudir al tribunal: el UFIPA §203 permite a un fiduciario ajustar mediante un registro, y el Artículo 3 permite la conversión en fideicomiso unitario tras una notificación. Ojo: cualquiera de las dos medidas debe ayudar a administrar el fideicomiso con imparcialidad, y se aplica un límite del 3 al 5 por ciento para los fideicomisos unitarios cuando sea necesario para obtener beneficios fiscales.
Conserve los registros fiscales al menos 3 años después de la presentación, 6 años si el ingreso omitido supera el 25 % de los ingresos brutos declarados, y los registros de base hasta que finalice el plazo de prescripción del año de venta (IRS). Ojo: conserve los registros del fideicomiso hasta que también haya vencido el plazo de prescripción del UTC §1005.

MaterialesCódigo Uniforme de Fideicomisos §§810, 813 y 1005 tal como fue promulgado en un estado, como el Título 18-B de los Estatutos Revisados de Maine, disponible gratuitamente en el sitio web del poder legislativo.La Ley Uniforme sobre Ingresos y Capital Fiduciario (2018), con su nota preliminar, disponible gratuitamente en la Comisión de Derecho Uniforme.Un ejemplo de estado contable de fideicomiso que muestra columnas separadas para el capital principal e ingresos.

Curiosidad

¿Qué registros necesita un fiduciario para demostrar cómo se administró el fideicomiso?
¿Cómo afecta la distinción entre capital e ingresos a lo que reciben los beneficiarios ahora en comparación con más adelante?
¿Durante cuánto tiempo se conservan los registros de un fideicomiso después de que este finaliza, y por qué?

Explorar

Según el Código Uniforme de Fideicomisos (UTC) §810, tal como está establecido en muchos estados de EE. UU., un fiduciario debe mantener registros adecuados de la administración del fideicomiso y separar los bienes del fideicomiso de los propios del fiduciario. El UTC no enumera los documentos requeridos. En la práctica, los registros suelen incluir estados de cuenta y recibos relacionados con los ingresos y egresos de dinero, facturas por gastos, valoraciones e informes de tasación, correspondencia con beneficiarios y asesores, así como notas sobre las decisiones tomadas y las razones detrás de ellas, como distribuciones discrecionales o cambios en inversiones. Según la Ley Uniforme para Inversores Prudentes §8, la prudencia se evalúa según los hechos existentes en el momento de tomar una decisión; por lo tanto, un registro hecho en ese momento puede mostrar qué sabía el fiduciario. Esta lección describe las prácticas comunes y no brinda consejos a ningún fiduciario.
Muchos fideicomisos otorgan ingresos a un beneficiario y el capital a otro; por ejemplo, ingresos de por vida al cónyuge sobreviviente y el remanente a los hijos. Por lo tanto, la contabilidad de los fideicomisos separa el capital (el dinero invertido) de los ingresos (lo que genera ese capital). La legislación estatal establece reglas por defecto cuando los términos del fideicomiso no lo especifican: se ha promulgado ampliamente la Ley Uniforme sobre Capital e Ingresos (1997), y algunos estados la han reemplazado por su versión actualizada, la Ley Uniforme sobre Ingresos y Capital Fiduciario (UFIPA, 2018). Según estas leyes, por ejemplo, los dividendos en efectivo ordinarios y los intereses se consideran generalmente ingresos, mientras que las ganancias provenientes de la venta de un activo se consideran generalmente capital. Asignar incorrectamente un ingreso provoca un cambio en el valor entre los beneficiarios de ingresos y los del remanente.
Un fideicomiso invertido con el objetivo de obtener un rendimiento total puede generar pocos 'ingresos', incluso mientras crece, lo cual puede ser injusto para un beneficiario de ingresos; por su parte, una cartera de alto rendimiento puede resultar injusta para los beneficiarios del remanente. La Ley de 1997 (§104) otorgó a los fiduciarios la facultad de ajustar entre los ingresos y el capital, siempre que invirtieran como inversores prudentes, que las condiciones estipularan distribuciones en función de los ingresos y que el fiduciario no pudiera actuar de manera imparcial de otra forma. La UFIPA §203 mantiene y amplía esta facultad: a menos que las condiciones del fideicomiso dispongan lo contrario, un fiduciario puede realizar ajustes, siempre que quede constancia de ello y sin la aprobación del tribunal, si determina que dichos ajustes ayudarán a administrar el fideicomiso de manera imparcial. La §203 no crea una obligación de realizar ajustes ni de considerar su realización.
Otro enfoque es el fideicomiso unitario, en el cual el beneficiario de los ingresos recibe un porcentaje establecido del valor del fideicomiso cada año, en lugar de sus ingresos reales. Muchos estados añadieron disposiciones para la conversión a fideicomisos unitarios junto con la Ley de 1997. El artículo 3 de la UFIPA permite al fiduciario, sin necesidad de aprobación judicial, convertir un fideicomiso de ingresos en uno unitario, modificarlo o volver a convertirlo, siempre y cuando determine que esto ayudará a administrar el fideicomiso de manera imparcial y envíe notificación a los beneficiarios calificados y a otras partes conforme al artículo 304. La tasa puede ser fija o establecerse en referencia a datos del mercado (artículo 306). Según la nota preliminar de la Ley, los límites relacionados con impuestos, como una tasa para fideicomisos unitarios del 3 al 5 por ciento, solo se aplican a aquellos fideicomisos que necesitan ellos para acceder a beneficios fiscales. Las versiones estatales difieren.
La UTC §813 exige que un fiduciario envíe un informe al menos una vez al año y al finalizar el fideicomiso a los distribuidos actuales y permisibles de ingresos o capital, así como a otros beneficiarios que lo soliciten. El informe abarca los bienes del fideicomiso, las obligaciones, los ingresos y gastos, incluyendo la fuente y monto de la remuneración del fiduciario, una lista de los activos del fideicomiso y, si es posible, sus valores de mercado. La UTC establece el contenido que debe incluirse en el informe, pero no un formato específico; por lo tanto, los formatos varían según el estado, el tribunal y el fiduciario. Algunos tribunales exigen estados financieros formales en formatos determinados. Los beneficiarios pueden renunciar a su derecho a recibir informes, y las condiciones del fideicomiso o la legislación estatal pueden modificar estas obligaciones (lección 2.2.4).
No existe una regla única que determine cuánto tiempo deben conservarse los registros de un fideicomiso, pero hay dos plazos relevantes. Según la sección 1005 de la UTC, un beneficiario generalmente no puede demandar por incumplimiento del fideicomiso más allá de un año después de recibir un informe que revelara adecuadamente una posible reclamación y indicara el plazo permitido; de lo contrario, según el texto uniforme, la reclamación debe presentarse dentro de cinco años después de que el fiduciario deje su cargo, termine el interés del beneficiario o finalice el fideicomiso, lo que ocurra primero. Las normas varían según los estados: por ejemplo, en Maine se aplican seis años. En cuanto a los impuestos federales, el IRS indica que los registros deben conservarse durante todo el tiempo que sea necesario para cumplir con la legislación fiscal, generalmente al menos tres años después de presentar la declaración de impuestos. Por lo tanto, los registros que respaldan los informes y declaraciones suelen conservarse hasta que hayan transcurrido dichos períodos.

Datos clave

El Código Uniforme de Fideicomisos, artículo 810, exige que un fiduciario mantenga registros adecuados de la administración del fideicomiso y que guarde los bienes del fideicomiso separados de los propios del fiduciario.
La Ley Uniforme sobre Capital e Ingresos (1997) y su actualización, la Ley Uniforme sobre Ingresos y Capital Fiduciario (2018), establecen reglas por defecto para asignar los ingresos y gastos entre ingresos y capital.
El artículo 203 de la UFIPA permite que un fiduciario, de forma documentada y sin la aprobación del tribunal, ajuste entre los ingresos y el capital si ello ayuda a administrar el fideicomiso de manera imparcial.
El artículo 3 de la UFIPA permite que un fiduciario convierta a o desde un fideicomiso unitario después de notificarlo; un límite del 3 al 5 por ciento solo aplica a los fideicomisos que lo necesitan para obtener beneficios fiscales.
Según el artículo 813 de la UTC, un fiduciario debe informar al menos una vez al año y al finalizar su mandato sobre los bienes del fideicomiso, las obligaciones, los ingresos, los gastos y la remuneración del fiduciario.
La UTC §1005 prohíbe presentar reclamos un año después de la emisión de un informe con información adecuada, o bien cinco años después de que el fiduciario se retire, finalicen los intereses o termine el fideicomiso; algunos estados tienen normas diferentes.

Ejercicio nueve, seis, tres, uno

9ReunirEnumere hasta 9 documentos que un fiduciario podría conservar, de esta lección o de una cuenta de fideicomiso de ejemplo que esté leyendo (algunas fuentes indican menos), como un estado de cuenta bancario, un aviso de dividendos, una valoración, una carta dirigida a un beneficiario o una nota sobre una decisión de distribución, y indique si cada uno se refiere a ingresos o al capital.

6AgruparClásifícalos en 6 categorías: recibos, desembolsos, valoraciones, correspondencia, registros de decisiones e informes.

3DestilarReduzca las 6 categorías a 3 grupos: registros de lo que entró y salió, registros de lo que posee el fideicomiso y su valor, y registros de lo que decidió el fiduciario y comunicó a los beneficiarios.

1CristalizarEscriba 1 oración que explique, con sus propias palabras, por qué importa separar los ingresos del capital cuando un fideicomiso tiene tanto un beneficiario de ingresos como un beneficiario del remanente.

Verificación de hechos

Fechas, cifras y afirmaciones verificadas con las fuentes publicadas que se enumeran a continuación.

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